Innehållet

Som vi varit inne på tidigare så är det bra om du kan underlätta journalisternas arbete, och pressmappen är ett av de bästa sätten att göra det. Generellt sett bör en pressmapp innehålla följande (det är dock inte nödvändigt att slaviskt följa nedanstående. Avgör själv hur mycket information du tycker är nödvändigt att ta med):

Pressmeddelande(n)

Beroende på sammanhanget, kan din pressmapp innehålla ett eller flera pressmeddelanden. Delar du exempelvis ut pressmappen under en presskonferens, är det aktuella pressmeddelandet en obligatorisk ingrediens. Om du istället skickar ut pressmappen som bakgrundsinformation till redaktionerna eller delar ut den i samband med en mässa, bör du bifoga samtliga relevanta pressmeddelanden.

Företagspresentation

Företagspresentationen är obligatoriskt, den ska alltid finnas med och eftersom du redan har sammanställt det mesta av denna information i del I PR-planen, blir detta arbete en enkel sak. Här lägger du in information om:

Företaget

• Företagets namn, adress, telefonnummer, faxnummer, e- postadress och webbadress.
• Information om och kontaktuppgifter till eventuella dotterbolag, lokalkontor etc.
• En förteckning över ditt företags nyckelpersoner med namn, titel och fullständig kontaktinformation (telefon-, fax- och mobilnummer samt e-postadresser).
• Fullständiga kontaktuppgifter till företagets presskontakt. Om du har flera kontaktpersoner, se till att det tydligt framgår vem som är ansvarig för respektive område/avdelning.
• En verksamhetsbeskrivning och en kortfattad beskrivning av företagets affärsidé, affärsstrategi, vision, värderingar, normer, och konkurrensfördelar.
• En beskrivning av företagets affärsmål både på kort och lång sikt samt eventuellt också aktuella försäljningssiffror.
• Antalet anställda totalt och inom olika avdelningar, dotterbolag och lokalkontor.
• En sammanställning över företagets större kunder/kundsegment. En beskrivning av företagets ägarstruktur, investerare och partners med flera.
• En kortfattad historisk genomgång. Till exempel vilket år och av vem/vilka företaget grundades samt några milstolpar i företagets utveckling.

Produkt- och tjänsteutbud

• En allmän kortfattad beskrivning av företagets produkt- och tjänsteutbud.
• En beskrivning av produkternas/tjänsternas användningsområden (Vad är kundnyttan?).
• Tekniska specifikationer.
• Uppgifter om pris och eventuella inköpsställen.
• En kortfattad produkt/tjänsteutvecklingshistoria.
• Bifoga även eventuella kundcase.

Branschen

• En kortfattad beskrivning av marknads- och konkurrenssituationen i Sverige och internationellt. Vem är störst? Var sker utvecklingen? Hur ser den framtida utvecklingen inom branschen ut?
• Bifoga även om möjligt branschorganisationens Internetadress.

Biografi

En biografi över ditt företags nyckelpersoner kan också läggas i pressmappen. Det ger journalisterna en heltäckande bild av de personer som ligger bakom ditt företag och/eller är involverade i den nyhet du presenterar. Biografin för var och en bör inte vara längre än två A4-sidor med dubbelt radavstånd. Ta bland annat med följande:

• Namn, titel och fullständig kontaktinformation.
• Nuvarande arbetsuppgifter och en beskrivning av aktuella prestationer som har koppling till den eventuella nyheten som presenteras.
• Yrkeshistoria/prestationer i omvänd kronologisk ordning. Beskriv höjdpunkterna i personens karriär.
• Porträttfotografi(er) i färg eller svartvitt tagna av en professionell fotograf bör bifogas i mappen.

Faktablad

I faktabladet ger du kortfattad information (gärna i punktform) rörande den nyhet ditt företag har gått ut med. Här summerar du de viktigaste siffrorna, faktauppgifterna och den statistik som finns med i ditt pressmeddelande. Journalisterna kan använda uppgifterna i ditt faktablad för att skapa en faktaruta vid sidan om texten i sina artiklar. Du kan även komplettera ditt faktablad med grafiska illustrationer och tabeller.

Bakgrundsinformation

Du kan behöva bifoga en förklarande bakgrundstext till din nyhet om den exempelvis är av avancerad teknisk art eller på något annat som kräver en bakgrundsförklaring. Till skillnad från pressmeddelandet kan bakgrundsinformationen vara så långt som den behöver vara för att fylla ut de luckor som eventuellt lämnats i pressmeddelandet. Huvudsaken är att journalisten verkligen får en fullständig bakgrundsbild av ämnet.

Statistik och citat

Att bifoga förtydligande och informativa statistiska uppgifter eller citat och kommentarer är också en god service åt journalisterna:

• Statistik – Kan du på en A4-sida teckna ner tio till femton statistiska uppgifter som har anknytning till din nyhet eller ditt företag/bransch? Om inte, gå till ditt bibliotek, surfa på Internet eller försök på något annat sätt ta fram intressant, belysande och/eller tänkvärd information.
• Citat – Använd endast citat som har direkt anknytning till din nyhet. Om du har uppfunnit en ny typ av hudvårdsprodukt, kanske du kan hitta uttalanden från dermatologer, myndighetspersoner eller experter som uttalar sig om din eller liknande produkter?

Pressklipp

Du bör alltid inkludera de artiklar som har skrivits om ditt eget företag i din pressmapp. De utgör en utmärkt källa till bakgrundsinformation för journalisterna

Produktbilder

Om du exempelvis delar ut din pressmapp i samband med en produktnyhet, vore det ett tjänstefel att inte bifoga (professionellt tagna) fotografier på produkten.

Kalender/schema

Informera gärna om företagets planerade aktiviteter i din pressmapp. Ska ni delta på en mässa? Ska du eller någon av dina medarbetare hålla ett föredrag? Ska företaget arrangera en paneldebatt eller ett seminarium? Glöm inte bort att informera om det i så fall.

Egna artiklar

Om du eller någon av dina medarbetare har författat en artikel eller debattartikel som har relevans i det aktuella fallet, kan du bifoga den som referens till journalisterna.

Utförande/form

Innehåller i din pressmapp bör vara kortfattat och välskrivet, så att journalisten kan använda delar av materialet med så litet bearbetning som möjligt. Här är ett par tips:

• Att sammanställa en pressmapp handlar om att förädla information. Försök därför att begränsa din pressmapp till tio sidor. Visst kan faktamappen vara längre, men eftersom ditt syfte är att journalisterna ska orka läsa hela, bör du hålla den så kort som möjligt.
• Välj en folder som har en visitkortshållare och använd kvalitetspapper. Om du har utarbetat en grafisk profil för företaget, så följ den även när det gäller din pressmapp och förse mappen med ditt företags logotyp.

Uppdatera

Din pressmapp är en levande dokumentsamling som kontinuerligt behöver uppdateras. Uppdateringen bör ske minst en gång per kvartal samt inför eventuella presskonferenser eller liknande. Då du uppdaterar pressmappen kan det vara bra att skicka ut den till redaktionerna tillsammans med relevant bildmaterial.

Pressmappen online

Även om du trycker upp och delar/skickar ut din pressmapp så bör du alltid publicera allt innehåll i din den på ditt företags hemsida. Varför detta dubbelarbete kanske du frågar dig? Jo, en pressmapp kan komma bort, medan informationen på din hemsida finns tillgänglig dygnet runt, året runt.