Del IV – Verktyg och aktiviteter

10. Pressavdelningen online

Pressrummet på din hemsida är en av journalisternas främsta informationskällor om ditt företag. Där förväntar de sig att hitta dina senaste pressmeddelanden, din pressmapp, nedladdningsbara fotografier och kontaktuppgifter till din presstalesman etc. Två nyckelfaktorer är viktiga att tänka på när du bygger och underhåller ditt pressrum – det ska vara lättöverskådlig och alltid uppdaterad.

En sak till innan vi går vidare; Se till att ditt pressrum får en tydlig länk i navigationsfältet på din hemsidas ingångssida. Det är frustrerande att behöva söka igenom rader av drop-down flikar och undermenyer för att hitta pressrummet. Ingen ska behöva spendera mer än tre sekunder för att hitta det.

Exempel på ett enkelt pressrum

Bygg presstavdelningen så att all nyckelinformation får plats på en och samma sida. Den som söker information på sidan ska inte behöva leta länge. Nedan följer ett exempel på hur ett enkelt pressrum kan se ut. Mer avancerat än så här behöver det faktiskt inte vara.

Kontaktinformation

I exemplet ovan har jag lagt ut kontaktinformationen till företagets presskontakt direkt på ingångssidan. Om du föredrar att skapa en separat sida för det, går det självfallet också bra. Se dock till att alla kontaktpersoner står utsatta med fullständigt namn, titel, telefonnummer, mobilnummer och e-postadress.

Senaste pressmeddelandet

Publicera dina senaste pressmeddelanden på ingångssidan med rubrik, ingress och en länk för vidare läsning. Länken kan antingen, som i detta exempel, utgöras av rubriken eller placeras i form av en läs mer-länk under ingresstexten.

Låt gärna länken öppnas i ett nytt fönster där pressmeddelandet ligger i en utskriftsvänlig version. Om det finns bilder, recensioner, ljud- eller filmfiler, tabeller eller annan information som hör till pressmeddelandet, bör du i anslutning till meddelandet visa var journalisten kan hitta den.

Nyhetsarkivet

När dina pressmeddelanden blir daterade (ungefär efter en månad eller tidigare om du går ut med flera i snabb följd), så placera dem i ett nyhetsarkiv. Gör det även om du inte har något nytt pressmeddelande att publicera på ingångssidan. Inget ser mer oprofessionellt ut än att ha en senaste nytt sektion där den senaste nyheten är flera månader gammal.

Bildarkivet

I bildarkivet samlar du allt bildmaterial som kan tänkas vara av intresse för journalisterna. Det kan vara ditt företags logotyp, fotografier på nyckelpersoner inom företaget, bilder på produkter och anläggningar etc.

Pressmappen

I din digitala pressmapp inkluderar du allt det material som du har med i din pappersversion. Du kan välja att publicera informationen i html-format, det vill säga som friliggande text direkt på webbsidan eller som pdf-filer, det vill säga som plattformsoberoende nedladdningsbara dokument.

Pressklipp

Publicera gärna samtliga artiklar som har skrivits om ditt företag på din hemsida. Det är en service som uppskattas av journalisterna. Men kom ihåg att skaffa tillstånd från tidningen innan du lägger ut artikeln på hemsidan.

Mailinglistan

Gör det gärna möjligt för journalister och andra intresserade att prenumerera på nyheter från ditt företag. Men se till att den som startar en prenumeration också på ett enkelt sätt kan avsluta den.