PR-handboken-Del4-verktyg-och-aktiviteter-nyhetsbrev

Del IV – Verktyg och aktiviteter

9. Nyhetsbrev

Egentligen är det fel att kalla det jag beskriver nedan för nyhetsbrev rättare vore att kalla det för tipsbrev. Men eftersom nyhetsbrev har blivit något slags vedertaget samlingsnamn på brev som distribueras via e-post, har jag valt att använda den benämningen för att undvika förvirring. Nog om det. Så här ligger till. Ett nyhetsbrev är ett effektivt kommunikationsverktyg som absolut bör vara en del av ditt PR-satsning. Att regelbundet ge ut ett nyhetsbrev är ett effektivt sätt för dig att:

att skapa relationer med dina målgrupper.
att etablera dig och dina medarbetare som experter på ert verksamhetsområde.
att bygga upp ett förtroende för ditt företag.

För visst är det väl så (rätta mig om jag har fel) att du och dina medarbetare är väldigt duktiga på det ni gör och har stor knowhow inom ert verksamhetsområde. Visst är det väl så att du och dina medarbetare med åren har lärt er alla tricks som är värda att veta om hur man gör det ni gör. De kunskaperna vill jag att ni ska dela med er. Det gagnar ditt företag samtidigt som det gagnar dem som är intresserade av vad ditt företag har att erbjuda, det vill säga dina målgrupper. Det där övertygade dig eller hur? Bra. Nedan följer några fler tips och råd:

Låt nyhetsbrevets namn avspegla ditt företags verksamhet

Äger du till exempel en trädgårdsmästarfirma kan du kalla ditt brev Trädgårdstipset. Äger du en frisörsalong kan du kalla det Huvudsaken. Det förstnämnda ger potentiella prenumeranter en god idé om vad brevet handlar om. Det är bra, tydlighet är alltid bra. Det andra namnet är (i mitt tycke) fyndigt, vilket inte behöver vara fel. Fyndiga namn är lätta att lägga på minnet.

Vad ska brevet innehålla?

Enkelt. Ge dina prenumeranter något som de har nytta av, något som gör deras vardag lättare, något som hjälper dem att lyckas bättre med sina affärer, punkt slut. Om vi tar ovanstående företag, trädgårdsfirman och frisörsalongen som exempel, så skulle:

trädgårdsfirmans nyhetsbrev kunna innehålla tips om:
– hur man på bästa sätt får sina penséer att bli större och vackrare än grannens.
– vad man bör tänka på när hösten lägger sig över fruktträdgården.
– vad man bör tänka på när man ska vårda sina trädgårdsredskap.
hårsalongens nyhetsbrev skulle kunna innehålla tips om:
– hur man undviker morgonruffs.
– hur du avgör vilken frisyr som passar just dig.
– hur du sparar pengar på att klippa dig själv.

Hemska tanke – att tipsa prenumeranterna om hur de kan spara pengar på att klippa sig själva. Du blir arbetslös. Nej, det är inte riktigt sant. Du bygger relationer. En hårsalong som bjuder på sin kunskap är i alla fall en salong som skulle vinna mitt förtroende. Lägg följande två saker på minnet när det gäller innehållet i dina nyhetsbrev:

Blanda inte dina tips med säljtexter eller reklam. Reklam får vi tillräckligt av som det är utan att behöva prenumerera på det. Det är absolut inget fel med att informera om den nya fyrtaktsgräsklipparen som du säljer till extrapris eller om den rabatt du tänker ge dina tio nästa klippkunder, men gör det sist i brevet, gärna efter din avslutningshälsning.
Var personlig, ge läsarna små anekdoter och intressanta betraktelser, men agitera inte.

Utformningen av nyhetsbrevet

Inled gärna ditt nyhetsbrev med att tala om varför mottagaren får det och avsluta med att tala om hur mottagaren ska göra för att avsluta sin prenumeration. På det sättet signalerar du tydligt att ditt nyhetsbrev inte är spam, det vill säga ett i raden av alla oönskade reklambrev som dimper ner i e-brevlådan i tid och otid. Tänk också på följande:

Sidhuvudet

I nyhetsbrevets sidhuvud bör du ha med brevets namn, datum, numret på utgåvan och ditt företags logotyp.

Gör inte nyhetsbreven för långa

Försök att begränsa innehållet i dina nyhetsbrev till maximalt två A4-sidor. Om du har mycket att berätta kan det vara idé att skriva korta sammanfattningar i brevet och länka till ”hela” texterna på din hemsida.

Gör brevet överskådligt

För läsbarhetens skull, använd rubriker, mellanrubriker och där det är nödvändigt, punktlistor.

Feedback från läsarna

Be gärna dina läsare att lämna feedback på nyhetsbrevet. Du kan exempelvis göra det genom att i slutet av brevet skriva: Vi är väldigt intresserade av vad du tycker. Skicka dina tips och kommentarer till nyhetsbrev@foretaget.se. De bästa tipsen, de roligaste anekdoterna de och intressantaste kommentarerna kan du sedan publicera i nästkommande nyhetsbrev.

Kontaktinformation

Skriv in ditt företags kontaktinformation i slutet av nyhetsbrevet och gör det enkelt att ta kontakt. Låt gärna kontakten leda direkt till dig, det ger ditt nyhetsbrev en mer personlig känsla.

Korrekturläs!

Korrekturläs alltid dina nyhetsbrev innan du skickar iväg dem. Ett brev som är fullt med korrekturfel gör så att läsarna förlorar förtroende för texten, för skribenten och i längden även för ditt företag.

Prenumeranterna

För det första: skicka aldrig ut ditt nyhetsbrev till någon som inte personligen tecknat sig för en prenumeration och för det andra: om någon önskar avsluta sin prenumeration, radera honom eller henne från utskickslistan på en gång.

Till dem som tecknar en ny prenumeration skickar du ett välkomstbrev och till dem som avslutar sin prenumeration skickar du ett tack-för-den-här-tiden-och-välkommen-tillbaka- brev.

Och du, avkräv inte mer än en e-postadress av dina prenumeranter. Du behöver inte mer information än så från dem. Jag vet, du skulle gärna veta vad de heter, var de bor, hur gamla de är, vilken dag de föddes, vilken årsinkomst de har, vilka intressen de har och så vidare. Det är bra uppgifter att ha då man ska lägga upp en marknadsföringsplan, men försök motstå frestelsen. Kräver du för mycket information från prenumeranterna kan jag nästan lova att du skrämmer bort 95 procent av dem.

Utskick

I början, när du inte har så många prenumeranter, går det utmärkt att använda ditt eget e- postprogram. Med gratis program som Eudora, Outlook Express eller Netscape Mail kan du enkelt tillverka din egen utskickslista. Skulle nyhetsbrevet bli en succé (det får vi hoppas att det blir) rekommenderar jag att du skaffar en så kallad listservertjänst. Listservtjänsten fungerar i korthet så att du skickar ditt nyhetsbrev till en server som sedan sköter distributionen till samtliga prenumeranter. Via listservern sköter du också administrationen av brevet, det vill säga tar emot nya prenumerationer och eventuella avbeställningar av nyhetsbrevet.

Hur du än väljer att skicka ut ditt brev, så använd alltid hemlig kopia-fältet för att dölja mottagarnas adresser från varandra.

Periodicitet

Jag tycker att du ska ge ut minst 10 nyhetsbrev om året för att prenumeranternas intresse inte ska svalna mellan varven (ett sommaruppehåll på ett par månader är helt i sin ordning). Ännu bättre är om du förmår att ge ut den dubbla mängden, det vill säga två brev i månaden. Högre utgivningsfrekvens än så är inte nödvändigt, snarare tvärtom. De kräver för mycket både av dig och dina läsare.

Information på din hemsida

Vanligast är att låta prenumeranterna teckna och avsluta sina prenumerationer via din hemsida. Bäst är om funktionen ligger tydligt synlig på ingångssidan. Tänk också på att berätta vad du kommer att göra med de uppgifter prenumeranterna lämnar till dig då de tecknar sig för en prenumeration. En text som i det närmaste har blivit standard, och som du bör lägga in på din egen hemsida är denna:

Privatpolicy
Alla uppgifter du lämnar till oss behandlas konfidentiellt och stannar i företaget. Ditt namn, postadress och e-postadress med mera kommer inte att säljas, bytas eller delas med andra företag, organisationer eller privatpersoner.

En annan sak du bör tänka på är att alltid låta dina nyhetsbrev ligga åtkomliga på din hemsida, så att potentiella prenumeranter kan få ett smakprov. Om de ska teckna sig för en prenumeration så vill de säkert veta vad det är de kommer att prenumerera på.

Sprid nyheten

Utöver din egen hemsida, finns det andra ställen och tillfällen du kan informera om ditt nyhetsbrevs existens. Här är några förslag:

Låt folk teckna sig för en prenumeration i din butik eller på ditt kontor.
Lägg till information om ditt nyhetsbrev längst ner efter din signatur i varje e-brev du skickar.
Tipsa om nyhetsbrevet på allt ditt informationsmaterial som exempelvis visitkort, brevpapper, faxhuvuden, fakturor etc.
Lägg ut en ”tipsa-dina-vänner” funktion på din hemsida. Det är ett slags funktion där besökarna på din hemsida kan tipsa om brevet för sina vänner genom att skriva in deras e-postadresser i särskild ruta och klicka på ”sänd”.
Och självfallet, gå ut med ett pressmeddelande och informera dina nyckeljournalister om ditt nyhetsbrev.

Ja visst ja, det var en sak till…

Vill du se hur andra har utformat sina nyhetsbrev, surfa i så fall till www.nyhetsbrev.nu, där finns en förteckning med hundratals svenska nyhetsbrev om allt mellan himmel och jord. Internationella motsvarigheter finns på:

BestEzines www.bestezines.com
Ezine Directory www.ezine-dir.com
EzineLocator www.ezinelocater.com
eZINESearch www.worldabooks.com/search-it/ezine/index.html
Ezine-Universe www.ezine-universe.com
New-List http://new-list.com
Newsletter Access www.newsletteraccess.com

Mångfaldigande av innehållet i PR-handboken, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av författaren.

Förord
Av Jerry Bergström 1939-2007

Inledning

PR – det är väl pressmeddelanden och sånt?

Del I - PR-Planen
Inledning
1. Företaget och dess koncept
2. Image och profil
3. Omvärldsanalys
4. Målgrupper och medieval
5. Budskapsformulering
6. Kommunikationsmål och -strategier
7. Aktiviteter, tidplan och budget
8. Utvärdering och uppföljning

Del II – Så får du publicitet

Inledning
1. Detta är en nyhet
2. Har du en nyhet?
3. Skapa publicitet trots intern nyhetstorka
4. Sex faktorer som påverkar dina möjligheter att få publicitet

Del III – Mediekontakter i praktiken
Inledning
1. Hur du kontaktar redaktionen
2. Om konsten att ge intervjuer
3. Om rättelser, recensionsmaterial och vad som betraktas som muta

Del IV – Verktyg och aktiviteter
Inledning
1. Skrivskolan
2. Den grafiska- och språkliga stilguiden
3. Pressmeddelandet
4. Egna artiklar
5. Evenemang
6. Sponsring och välgörenhet
7. Det muntliga framförandet
8. Pressmappen
9. Nyhetsbrev
10. Pressavdelningen online
11. Kriskommunikation
12. Digital PR

Appendix
1. Katastrof! Ingen publicitet
2. Att anlita en PR-byrå
3. Några funderingar kring internationell PR
4. Spelregler
5. Ordlista

Telefon

+46 (0)70 931 40 50

E-post

bernd.schmitz@verythingcomms.com

Företag

Verything Communications