PR-handboken-Del4-verktyg-och-aktiviteter-evenemang

Del IV – Verktyg och aktiviteter

5. Evenemang

Varför bör du ägna dig åt att arrangera evenemang? Jo, för att journalister ska få en chans att uppleva din nyhet. Journalister är inte passiva bisittare till de nyheter de bevakar. De är inte heller artikel-skrivar-maskiner som sitter instängda på sina redaktioner hela dagarna. De behöver vara närvarande och medverka själva för att kunna registrera vad de känner, upplever och tycker om din nyhet. Varje gång du har möjlighet att låta en journalist uppleva det du har att komma med bör du göra det. Det ökar chanserna att han eller hon faktiskt skriver något eller gör ett inslag om din nyhet.

Oavsett vad för typ av evenemang du vill arrangera – kanske är det ett öppet hus, en uppvisning, en kulturafton, en utflykt, en visning, en tävling, en provsmakning, en insamling eller en demonstration? Vad det än må vara, ställ dig följande frågor innan du fortsätter:

Är du villig att riskera ditt företags rykte?

Tänk igenom vad det aktuella evenemanget kan ha för inverkan på ditt företags image. Ju ”tokigare” ditt evenemang är, desto större publicitet får det troligtvis. Men hur villig är du att ”leka” med ditt företags image/rykte? Tänk igenom saken noga. Försök att hitta den gyllne medelvägen mellan ”tokigt” och ”tokseriöst”. Och kom ihåg att alltid arrangera evenemang som har relevans för medierna och en tydlig koppling till din verksamhet.

Är ditt evenemang (audio)visuellt?

En av orsakerna till att du arrangerar ditt evenemang är för att medierna då kan illustrera sina artiklar eller inslag med fotografier, videosekvenser eller ljud. Att ditt evenemang är (audio)visuellt är inte en avgörande orsak att gå vidare eller ställa in. Det är bara en aspekt av det hela som kan vara bra att ha i åtanke redan på planeringsstadiet.

Håller din budget?

Att arrangera ett evenemang behöver inte bli dyrt, men ofta kostar det mer än vad man räknat med. Tänk därför igenom saken noga. Är det troligt att evenemanget ger ditt företag publicitet eller goodwill hos dina målgrupper som står i proportion till de beräknade kostnaderna? Du vill inte ta hand om stora fakturor efter ditt evenemang, särskilt inte om det inte har gett det resultat du önskade.

Har du tid?

Att arrangera ett evenemang kan bli ett tidsödande projekt. Se till att du kan avsätta tillräckligt av din och dina medarbetares tid för att planera, organisera och arrangera evenemanget.

Är evenemanget tilltalande för andra än journalister?

Att arrangera ett evenemang enbart för journalister är helt i sin ordning om det gäller en presskonferens, men i nästan alla andra fall bör du även bjuda in dina övriga målgrupper. Det är nämligen inte fel om du, vid sidan av dina rent mediala intressen, samtidigt bygger upp och stärker dina relationer med dina övriga målgrupper.

Nedan ska jag ge dig några tips om vad du bör tänka på när du arrangerar partyn, öppna hus, protestaktioner/demonstrationer, mässor, pressresor, paneldebatter/seminarier och presskonferenser.

Partyn

Det finns flera orsaker till att ställa till med ett party. Kanske vill du fira att ditt företag har expanderat, kanske firar ditt företag 10-års jubileum, kanske ska du inviga en ny lokal eller kanske har ditt företag fått besök av en viktig gäst? Anledningarna är många och alla är lika goda, dock är partyn vanligtvis inget som medierna bevakar. Särskilt inte om festen inte besöks av kända personer. Om du inte har en ”allmänintressant” gästlista finns det med andra ord ingen anledning att gå ut med ett pressmeddelande eller -inbjudan om saken.

Däremot är det inget som hindrar att du bjuder in de journalister du har etablerat en personlig kontakt med. Skulle de tacka nej, så är det ingen anledning till att hänga med huvudet. Många i ditt nätverk, bland dina affärsbekanta och dina vänner tycker säkert att det är roligt, och att partyn har en starkt goodwillskapande effekt råder det ingen tvekan om. Men kom ihåg att ett party inte är rätt plats att diskutera affärer. Se till att det blir en trevlig tillställning, istället för ett bullrigt och rörigt affärsmöte.

Öppet hus

Har ditt företag skaffat en ny lokal, en ny anläggning eller börjat använda en ny ”golvfast” teknologi, är det öppna huset ett bra sätt att demonstrera nyheten för medierna. Det ger dig ett bra tillfälle att visa upp ditt företaget och vad ni arbetar med. Bjud in de journalister och de medier som bevakar din bransch. Det öppna huset är ett utmärkt tillfälle att etablera personliga kontakter med nya journalister och träffa dem du redan känner. Här är några saker du bör tänka på:

Skicka ut din inbjudan två veckor innan evenemanget och bifoga ett detaljerat program.
Ring ett par dagar innan och fråga vilka journalister som tänker komma.
Förbered en pressmapp och ge den till journalisterna när de anländer.
Låt vd hälsa välkommen och berätta om den nyhet ni tänker presentera/demonstrera. Efter det är det bäst om den medarbetare som är mest insatt fortsättningsvis leder visningen och berättar om eller demonstrerar nyheten.
Ha ett välplanerat program, men låt det vara flexibelt. Alla kanske inte kan stanna hela den utsatta tiden eller så kanske du märker att intresset svalnar under en viss del av visningen. Gå då vidare till nästa punkt på programmet.
Om du planerar att ha en rundtur på företaget, se till att informera samtliga medarbetare om detta.
Tänk på att ha tid för möten med enskilda journalister efter visningen. Bjud gärna på mat och dryck.

Protestaktioner/demonstrationer

Detta är ett kontroversiellt fack i din PR-verktygslåda som jag rekommenderar att du använder med försiktighet. När det gäller offentliga protester riskerar du alltid att bli stämplad som en publicitetssökare eller opportunist. Överväg om du anser dig ha råd med eventuell negativ publicitet. Ibland är det dock nödvändigt att ta till vågade grepp. Det kan exempelvis vara så att du, tillsammans med flera andra företagare, har försökt att påverka ett politiskt beslut, men misslyckats och nu vill ni visa ert missnöje offentligt. Orsakerna till att du/ni skulle vilja demonstrera er ståndpunkt eller ert engagemang offentligt kan vara många. Och eftersom Sverige är ett land där alla har rätt att protestera och föra fram sin sak, behöver du/ni inte tveka att dra nytta av denna rättighet. Här följer några råd:

Kontakta relevanta medier, men inte för tidigt. Aktionen ska vara en överraskning för beslutsfattarna. Att kontakta medierna 48 timmar innan bör vara tillräckligt.
När du kontaktar medierna, be att få tala med nyhetsredaktören. Tala om att du är koordinator för aktionen, ge en kort bakgrundsbeskrivning och tala om var och när mötet ska äga rum.
När journalisterna kommer till platsen, introducera dig själv, ge reportrarna informationsmaterial och erbjud dig själv som intervjuperson.

Demonstrations- och mötesfriheten är grundlagsskyddad
I Sverige är demonstrations- och mötesfriheten grundlagsskyddad. Man får arrangera sammankomster oavsett om det finns något polistillstånd eller inte. Men grundregeln är att det krävs tillstånd för att anordna demonstrationer, politiska möten, föreläsningar, religiösa möten, teater, kommersiella evenemang etc på offentliga platser. Om manifestationen orsakar svårare oordning, medför avsevärd fara för de närvarande eller allvarlig störning av trafiken får polisen ingripa (Ordningslagen 1993:1617). Dessutom finns det möjligheter att i efterhand utkräva ansvar av arrangörerna. Men för att ingripa mot en politisk manifestation krävs synnerliga skäl.

Mässor

Se inte på mässor som enbart ett tillfälle att träffa potentiella kunder, samla högar av visitkort och imponera med en snygg monter. Att delta på en mässa är också ett utmärkt tillfälle att skapa publicitet kring ditt företag. De större mässorna samlar strängt taget alla som är något i sin bransch under ett och samma tak, av den anledningen lockas också medierna dit.

Men för att medierna ska bli varse ditt företag bland alla andra på mässan, gäller det att du är ute i god tid. Ofta är det redan för sent efter det att mässan har börjat. Det beror på att de smarta företagarna börjat bearbeta medierna veckor, till och med månader, innan mässtarten. De har hunnit etablera ett intresse hos journalisterna som redan på förhand vet vilka företags montrar de ska besöka. Att vara ute i god tid är därför viktigt.

Innan jag går vidare och ger dig några konkreta tips på vad du bör tänka på innan mässan öppnar och under tiden den pågår, vill jag passa på att höja ett varningens finger – undvik att ställa ut på en mässa du aldrig ställt ut på eller besökt tidigare. Många småföretagare beklagar sig nämligen över att de kostnader och den tid de lagt ner på mässor har känts bortkastade. Till de mer vanliga klagomålen hör följande:

Mässans fokus var inte rätt för oss. Vi fick väldigt få besök till vår monter.
Konkurrenterna var mycket bättre förberedda. Vi framstod som oprofessionella i jämförelse.
Vår monter låg väldigt dåligt till. Även fast folk visste att vi var på plats så var det få som hittade till oss.

För att minimera risken att ditt mässdeltagande ska bli en besvikelse, besök alltid den mässa du är intresserad av året innan du själv ska ställa ut. Studera de företagare som är på plats. Samla på dig så mycket informationsmaterial som möjligt och studera utställarnas montrar. Fotografera gärna så att du har montrarna i färskt minne när du sedan ska bygga (eller beställa) din egen. Nedan följer några fler konkreta tips:

Börja med att läsa igenom mässmanualen. Allt du behöver veta om mässan står här; registreringsförfarandet, konferensscheman, serviceställen, planritning, förteckning över utställare, kontaktuppgifter till mässans informationsavdelning etc. Se till att kostnaderna för mässan inkluderar städning och elektricitet med mera. Du vill inte i efterhand få en faktura som innehåller kostnader du inte räknade med.
Ta reda på vilka medier som kommer bevaka mässan. Denna information kan du få från mässans informationsavdelning. Fråga om du kan få en lista på de journalister som anmält sig. Välj sedan ut de som är relevanta för ditt verksamhetsområde och skicka dem en specialinbjudning till din mässmonter. Utöver det kan du (i god tid innan) gå igenom dina nyckelmediers redaktionskalendrar. Ofta står där alla inplanerade temanummer uppräknade. Hittar du något som har koppling till din verksamhet – ta kontakt med redaktionen.
Sammanställ ett pressmeddelande där du informerar om den mest intressanta produkten eller tjänsten ditt företag ska visa på mässan. Glöm inte bort att nämna eventuella utmärkelser produkten eller tjänsten har fått, eventuella positiva testresultat eller något annat som kan tänkas intressera media. Inkludera även prisuppgifter, eventuella bilder och information om var man kan köpa produkten. Har du inte en produkt- eller tjänstenyhet att presentera, kanske du själv eller någon av dina medarbetare ska hålla ett föredrag på mässan. Detta är i så fall också något du kan meddela medierna.
Mässans egen informationsavdelning går så gott som alltid ut med ett eget pressmeddelande om den kommande utställningen. Dessutom är det inte ovanligt att man ger medierna tips om vilka företag som är särskilt intressanta att bevaka. Ta därför gärna kontakt med mässans informationsavdelning och fråga om de inte har lust att inkludera ditt företags namn i ”förhandsinformationen”.
Sammanställ en bra pressmapp som innehåller ditt senaste pressmeddelande (och gärna ett par äldre), diverse faktablad om dina produkter och ditt företag samt eventuellt bildmaterial. Pressmappen delar du sedan ut till de journalister som besöker din monter. Men se också till mässans presstjänst får din pressmapp (eller rättare sagt, x-antal pressmappar). Journalister inleder nämligen alltid sitt besök på mässan med att besöka presstjänsten, däremot är det inte säkert att de hinner besöka samtliga montrar. Hinner de inte besöka din, så har de i alla fall möjlighet att ta din pressmapp i pressrummet.
Se till att du har eventuella varuprover eller demonstrationsexemplar att ge bort (eller visa upp) i din monter. Att få möjlighet att testa dina produkter är betydligt mer inspirerande än att enbart få en teoretisk genomgång.
Då en journalist besöker din monter, bemöt inte honom eller henne med säljprat. Ge en saklig bild av ditt företag och försök att få till en intervju vid ett senare tillfälle.
Ha gärna en skål där dina besökare kan lägga in sina visitkort och samtidigt delta i en utlottning eller något liknande. Förutom att det är ett uppskattat inslag, är det också ett effektivt sätt att samla in namn på personer som är intresserade av ditt företag.
På Fairlinks hemsida www.fairlink.se finns en fullständig förteckning över de mässor som arrangeras i Sverige, Norden och hela världen under året.

Tips:
Vid sidan av de stora mässorna arrangeras varje år i Sverige ett stort antal marknader och andra ”folkliga” evenemang. På Svenska Evenemangs hemsida www.svenskaevenemang.com hittar du information om aktuella tider och platser. Om du har för avsikt att närvara på någon av dessa evenemang, kan det vara av intresse för de lokala medierna.

Pressresor

Har du köpt en vingård i Frankrike eller öppnat en fiskfabrik i Norge? Kanske har du öppnat ett vandrarhem i Singapore eller börjat föda upp lamadjur i Utsjoki i Finland? Oavsett vilket, stort eller smått, så ger pressresor dig en möjlighet att levandegöra din verksamhet. De journalister som besöker din verksamhet utomlands får tillfälle att träffa personer och få kunskaper och upplevelser de inte skulle ha kunnat få hemma i Sverige. Utöver detta är pressresor även utmärkta tillfällen för dig att etablera personliga kontakter med viktiga nyckeljournalister.

Dock ska man ha i åtanke att pressresor har en tendens att bli relativt dyrbara projekt, och det är inte alls säkert att journalisterna skriver om ditt företag (din nyhet) när de kommer hem igen. Trots att det både är ett trevligt och många gånger effektivt sätt att levandegöra din nyhet eller ditt projekt, rekommenderar jag dig att noga överväga om kostnaderna motiverar den eventuella publicitet pressresan kan ge.

Börja med att tänka över om det du tänker visa upp verkligen är av intresse för medierna. Var stenhård mot dig själv. Om det visar sig att du lika gärna skulle kunna visa upp din nyhet på en videofilm eller genom ett pressmeddelande kombinerat med fotografier, bör du hellre göra det. Det är slöseri både med din och med journalisternas tid att genomföra ”onödiga” pressresor. Om du efter noggrant övervägande kommer fram till att du ändå vill arrangera en pressresa, bör du tänka på följande:

Börja med att ta reda på om de medier du tänk bjuda in eventuellt har korrespondenter på plats. Kanske samarbetar tidningen, radio- eller tv-kanalen med frilansjournalister som befinner sig i utlandet? Det blir betydligt billigare och ger samma effekt.
Gå ut med din inbjudan i tid. Två till tre veckor innan, alternativt fyra till fem om du måste boka flygbiljetter/hotell.
Erbjud dig att betala för resa, kost och logi. Det får dock inte vara för mycket så att det upplevs som en muta. Många mindre tidningar har inte möjlighet att skicka iväg sina journalister om de själva måste betala, medan andra under inga omständigheter kan tänka sig att bli bjudna.
Ha ett ambitiöst program, men se till att det inte blir för ambitiöst. Två till tre presentationer per dag räcker gott och väl. Lämna resten av tiden fri för valfria aktiviteter, renskrivning av anteckningar, eftertanke etc.

Paneldebatter/Seminarier

Ett effektivt sätt för dig att etablera relationer och ge ditt företag en tydlig och positiv image, är att etablera det som en samlingspunkt för branschen. Och ett sätt att göra det är att med jämna mellanrum arrangera paneldebatter eller seminarier. En paneldebatt/seminarium kan ta sig många olika former. Det kan vara ett rundabordssamtal med ett utvalt antal deltagare, det kan vara ett öppet forum för alla som vill och kan delta eller det kan vara en videokonferens på Internet etc. Gemensamt för dem alla är att de kräver mycket planering och noggranna förberedelser för att bli lyckade. Paneldebatter och seminarier är hela projekt i sig. Här följer några tips:

Börja med att tydligt och konkret klarlägga ditt syfte och mål med paneldebatten/seminariet:
– Är det att kommunicera information?
– Är det för att diskutera problem i branschen?
– Är det för att diskutera/utveckla nya tekniker?
– Är det för att höja den kreativa nivån inom branschen?
– Är det en kombination av alla ovanstående?
– Vilka resultat vill/hoppas du uppnå?
– Vilken/vilka målgrupper vill du nå?
– Ställer de tänkta deltagarna upp på ditt syfte och din målsättning?
När du har definierat ditt syfte och din målsättning och du har kunnat svara ”ja” på frågan om de tänkta deltagarna ställer upp på dem, rekommenderar jag att du börjar med att göra följande:
Hitta på en bra och tilltalande rubrik till ditt evenemang.
Sammanställ ett önskeprogram som fungerar som fortsatt vägledning för din planering. Identifiera tre eller fyra saker som besökarna ska lära sig genom att närvara.
Boka lokal eller iordningställ en lämplig plats i dina egna lokaler.
Kontakta, boka och informera de medverkande. Bjud in de individuella talarna baserat på följande kriterier:
– Deras ställning i sitt företag eller i branschen.
– Deras förmåga att tala om ämnet.
– Deras vilja att gå in i debatt med de övriga talarna.
Nästa steg är programläggningen. Den kräver stor omsorg. Programmet ska först och främst locka till deltagande, men givetvis också tjäna syftet. Följande punkter är några av de viktigare kraven när du komponerar ditt paneldiskussions- eller seminarieprogram:
– En inledning som väcker nyfikenhet och intresse samt signalerar att du förväntar dig orädda och aktiva deltagare.
– En pedagogisk ordningsföljd mellan programpunkterna så att diskussionen får ett bra flyt och att deltagarna känner lust att delta.
– Korta pass och många pauser, varav några längre för diskussioner på tu man hand. Paneldebatter och seminarier har nämligen ofta en dubbel funktion för deltagarna. Dels kommer de för att ta del av själva debatten och dels kommer för att få möjlighet att samtala med kollegor och knyta nya kontakter.

En guide till att moderatorn

Paneldebattens/seminariets moderator har till uppgift att koordinera tillställningen och i detta arbete ingår i huvudsak två uppgifter: se till att de individuella talarna är väl förberedda och att de kollektivt levererar en uttömmande presentation som möter målsättningen med paneldebatten/seminariet. Följande guide är till för att hjälpa moderatorn att uppnå detta.

Att göra innan paneldebatten/seminariet:

Så snart en talare har accepterat din inbjudan, bekräfta detta skriftligt och bifoga information om:
– Plats, datum och tid.
– Vägbeskrivning med olika färdalternativ.
– Information om målet och syftet med paneldebatten/seminariet.
– Eventuellt schema för övriga aktiviteter i samband med evenemanget som exempelvis en eventuell middag de förväntas delta i.
– Om du har det till hands, kontaktuppgifter, namn och en kortfattad beskrivning av samtliga talare.
– Kontaktuppgifter till moderatorn och ditt företag.
– En uppskattning av den tid som står till buds för respektive talare, tid för frågor etc.
Ta reda på hur de olika talarnas namn ska uttalas, vilka titlar de har samt vilka företag de jobbar för. Fråga om biografier och bakgrundsinformation.
För att undvika förvirring och att flera talare talar om samma sak, informera samtliga paneldeltagare vad varje individuell talare tänker tala om.
Efter den initiala informationen bör moderatorn ställa sig till förfogande för eventuella följdfrågor paneldeltagarna kan ha, och om nödvändigt, hjälpa till med sammanställningen av de individuella presentationerna.
Ta reda på vilken utrustning talarna är i behov av. Vidarebefordra utrustningskraven till den person som är ansvarig för det praktiska/tekniska.
Fråga om talarna har något material de vill ge till åhörarna. Se till att talarna själva kopierar upp ett tillräckligt antal kopior, samt att de själva tar med sig sitt material. Om någon av talarna har mycket material eller om han/hon måste resa långt, bör du erbjuda dig att själv trycka upp materialet.
Skriv ett introduktionstal. Talet bör inte vara längre än en minut och besvara två frågor: Varför diskuterar vi detta/dessa ämne/ämnen? och Varför diskuterar vi ämnet/ämnena just nu?
Skriv en presentation för var och en av talarna. Det är lämpligt att varje talare presenteras kort innan panelen/seminariet börjar och sedan mer ingående före det egna framförandet. Den första presentationen bör innehålla namn, titel och företag och den andra (som fungerar som en övergång mellan de olika talarna) bör beskriva vad talaren ska tala om och hur detta anförande knyter an till det som föregående talare presenterade.
En eller två dagar innan bör du ringa samtliga talare och avtala om en lämplig tid och plats för ett kort planeringsmöte. Under detta möte bör du gå igenom hur alla ska sitta, informera om talordningen, tallängden och om eventuellt bakgrunds/ informationsmaterial ska finnas tillgängligt före diskussionen eller delas ut efteråt. Fråga även vilka av talarna som har möjlighet att stanna kvar efteråt för eventuella enskilda samtal/intervjuer. Betona även vikten av att varje talare håller sig till utsatt tid. Om någon av dem drar ut på tiden innebär det att de övriga talarna får mindre tid till sina anföranden och att tiden för frågestunden efter debatten/seminariet också blir lidande.

Att göra under paneldebatten/seminariet:

Börja med att introducera panelen. Förklara också kortfattat hur debatten/seminariet kommer gå till, hur lång tid som är avsatt för talarna samt hur långt tid som finns till förfogande för en frågestund efteråt.
Försäkra dig, under frågestunden, om att ta frågor från olika personer i publiken och att ta frågor från nya frågeställare innan någon ges chansen att fråga en andra gång. Om det är mycket frågor, se till att talarna håller sina svar så korta som möjligt. Annonsera att panelen tar emot en eller två frågor till mot slutet av frågestunden.
Tacka talarna när frågestunden är över och tala om att talarna finns (eller inte finns) tillgängliga för enskilda samtal eller intervjuer. Tacka publiken och avsluta paneldebatten/seminariet.

Att göra efter paneldebatten/seminariet:

Skicka så snart som möjligt ut ett tackbrev till talarna. Inkludera även den eventuella feedback du har fått från besökarna eller resultatet av en eventuell utvärdering.
Skicka ut ett pressmeddelande som kortfattat sammanfattar paneldebattens/seminariets resultat. Informera också om du har planerat in ytterligare en paneldebatt eller ett seminarium.

Checklista

Utöver ovanstående förberedelser bör du bocka av samtliga nedanstående punkter innan paneldebatten/seminariet börjar:

Moderatorn har vad han/hon behöver
Moderatorn ska, särskilt om han/hon fungerar som utfrågare eller ledare av paneldebatter, i god tid ha tillgång till talarnas manus samt till bilder och diagram etc. Moderatorn bör också på ett tidigt stadium få tidningsklipp, litteratur och annat material som belyser sakfrågorna.
Panelen kan ses av hela publiken
Försäkra dig om att alla i publiken kan se paneldeltagarna oavsett var de sitter. Om lokalen har ett flat golv, krävs vanligtvis att du bygger någon form av scen.
Panelen kan höras av hela publiken
Att paneldeltagarna ska höras ordentligt ställer krav på ljudanläggningen, högtalarna och mikrofonerna. Använd gärna så kallade ”myggor” det vill säga små mikrofoner som fästs i skjortkragen. I en större lokal kommer det att behövas en mikrofon per talare och en till moderatorn.
De eventuella bilder som används är relevanta
Bilderna bör kontrolleras före debatten/seminariet så att de passar syftet. Innehåller de för många detaljer?
Belysningen är tillräcklig
Ljusstyrkan bör vara ungefär densamma på scenen som i salongen. Starka lampor riktade direkt mot talaren/talarna bör undvikas eftersom en talare som inte ser publiken blir en sämre kommunikatör. Belysningen bör också vara avvägd så att publiken utan ansträngning kan läsa sina anteckningar.
Publikens frågor kan höras av alla
Om lokalen är stor bör du helst ha två rörliga mikrofoner så att publikens frågor hörs klart och tydligt. Avdela en av dina medarbetare att agera ”mikrofon- springpojke”. Om lokalen är liten kanske det räcker med en mikrofon eller så kanske det inte behövs någon alls.
Lokalen ligger centralt
Välj en lokal som ligger centralt och som alla har lika nära till.

Presskonferenser

Föreställ dig att landets vassaste journalister från de största tidningarna, nyhetsbyråerna och radio- och tv-kanalerna samlas för att lyssna på vad du har att säga. Samma dag syns din nyhet på alla tv-kanaler och hörs på alla radiokanaler och morgonen därpå figurerar du i ord och bild på alla de största tidningarnas förstasidor. Det är en önskedröm som tyvärr väldigt sällan blir verklighet.

Anledningen till att hålla en presskonferens är för att nå ut till många medier samtidigt med en nyhet som man behöver ge en djupare bild av. Vid sidan av de eventuellt tråkiga nyheter du har att komma med som nedläggningar, uppsägningar och katastrofer av andra slag, är det lämpligt att kalla till presskonferens om du har rott iland en stor och viktig order, ingått ett samarbetsavtal med en betydande aktör på marknaden, köpt upp eller fusionerats med ett större välkänt företag eller har utvecklat en i sanning ”unik” eller ”revolutionerande” produkt.

Alltså, tänk igenom saken noga. Kalla bara till presskonferens om du har en mycket viktig nyhet att leverera. Kom ihåg att journalisterna ogillar att komma till en presskonferens för att få information de lika gärna kunde ha fått genom ett pressmeddelande. Journalister är i princip alltid stressade och om du ”stjäl” deras tid genom att kalla till en presskonferens i onödan blir de irriterade, vilket självklart inte är positivt för dina fortsatta medierelationer. Här följer några tips för att göra tillställningen så lyckad som möjligt:

Inbjudan

Börja med att skriva en kallelse – Berätta dock inte för mycket i den. Hemlighåll en eller ett par detaljer som ska blir överraskningar på presskonferensen. Informera också om konferensen på företagets hemsida. Kallelsen behöver inte vara särskilt avancerad, den kan exempelvis se ut så här:

Kallelse till presskonferens
Vad: Företaget AB visar ny produkt.
När: 22 februari 2009 klockan 11.00.
Var: Företaget AB:s huvudkontor, Huvudgatan 1, Göteborg.
Program: Företaget AB:s ingenjörsteam kommer demonstrera produkten.
Längd: Cirka 40 minuter.
Mat: Vi bjuder på en lättare lunch och kaffe.
Kontakt: David Davidsson, pressansvarig
Tel: 08-22 22 22
Mobil: 070-222 22 22
e-post: david.davidsson@foretagetab.se

Bjud in alla – Bjud in alla relevanta journalister/publikationer, inte bara en utvald skara. Behandla, som jag tidigare sagt, alltid alla medier lika.

Skicka ut din kallelse ett par dagar innan – Skicka din kallelse per e-post eller brev till redaktionerna så att de får den ett par dagar innan konferensen.

Följ upp med telefonsamtal – Du bör inte använda ett ”om svar anhålles” i din inbjudan. Få eller inga redaktioner kommer ge dig besked om de tänker skicka en journalist till konferensen eller inte. Däremot kan du på morgonen samma dag presskonferensen ska hållas, ringa redaktionssekreterarna för att fråga om de tänker skicka någon reporter. Men räkna inte heller då med att få något säkert svar på din fråga.

Timing

Tidpunkt på dagen – Bästa tiden att hålla en presskonferens är klockan 11.00. Då hinner journalisterna vara med på sina morgonmöten och har gått om tid att skriva sina artiklar eller redigera sina inslag under eftermiddagen. Ett annat alternativ är att lägga konferensen på morgonen mellan 08.00 och 09.00. Många journalister föredrar faktiskt att avverka konferenser direkt på morgonen. Generellt kan man säga att ju fler reportrar tidningen, radio- eller tv-kanalen har, desto lättare har de att avvara en av dem under morgonmötet.

Tidpunkt i veckan – Ju tidigare i veckan du kan hålla din presskonferens desto bättre. Det beror på att nyhetstempot ofta är lugnare i början på veckan, vilket ökar chanserna till bra uppslutning. Ibland kan det dock vara bra att lägga presskonferensen på en söndag, då är man nästan garanterad publicitet i måndagsupplagorna.

Försök att inte ”krocka” – Om du har möjlighet, så försök att förutse nyhetsläget den dagen du ska hålla presskonferens. Om du exempelvis ska presentera en ny programvara, så kan det vara onödigt att göra det samtidigt som Microsoft släpper en ny version av sitt operativsystem.

Lokal

Boka en centralt belägen lokal – Konferensen bör hållas på en plats som är enkel för journalisterna att ta sig till och som är lika nära för alla (åtminstone för de viktigare publikationerna).

Anpassa lokalvalet efter antalet besökare – Boka inte ett för stort rum. Om lokalen är för stor och för många stolar är tomma kommer journalisterna att se sig omkring och undra hur det kommer sig att just de blev lurade att komma på denna tillställning.

Välj en miljö som dramatiserar och förtydligar – Det är bra att välja en miljö som på något sätt dramatiserar eller förtydligar din nyhet. Till exempel kan en skolgård vara utmärkt om du annonserar starten av en organisation mot mobbing. Att använda de egna lokalerna är positivt för då kan du samtidigt visa upp det egna företaget. Men att göra det om du tvingas förmedla tråkiga nyheter är mindre bra. Välj då istället en neutral mötesplats som exempelvis en hyrd konferenssal.

Utrustning och faciliteter

Kontrollera lokalen i förväg så att all nödvändigt utrustning finns. Gör i ordning namnskyltar och skyltar till lokalen.
Se till att det finns lättillgänglig och gratis parkering, tillgång till telefoner och toaletter.
Se till att det finns pennor och skrivpapper
I övrigt, se checklistan för paneldebatter/seminarier ovan.

Pressmaterial

Sammanställ en pressmapp som delas ut till journalisterna innan konferensen börjar. Mappen bör innehålla ett pressmeddelande och bakgrundsinformation om nyheten. Faktablad, årsredovisning, fotografier och kopior av presentationsbilder som används.

Konferensen

Var inte för många framme vid podiet. Är ni för många blir det lätt rörigt, vilket kan ge ett osäkert intryck. Var också på det klara med vem som ska svara på vilka frågor.
”Bocka av” journalisterna när de kommer, exempelvis i samband med att pressmappen delas ut. Det är alltid bra att veta vilka som kom och vilka som valde att inte närvara. Till de som inte kom bör du skicka ditt pressmeddelande efter det att konferensen har avslutats. Även pressmappen bör då ligga färdig att laddas ner från din hemsida.
Börja på utsatt tid.
Inled med att hälsa välkommen. Tala sedan om hur lång tid konferensen kommer att ta (helst inte längre än 30 minuter), presentera deltagarna och håll sedan ett kort anförande där du presenterar nyheten (anförandet ska motsvara huvudpunkterna i ditt pressmeddelande).
Efter det att du/ni presenterat nyheten, öppnar du för en frågestund. Avsluta frågestunden efter 10 till 20 minuter. Säg till när det bara återstår tid för en eller ett par frågor till.
Avsluta konferensen genom att tacka samtliga för att de tog sig tid att komma och förklara att du/ni finns tillgängliga för separata intervjuer efteråt. Många journalister sparar nämligen sina bästa frågor till efter konferensen för att inte ”ge bort dem” till sina konkurrenter.

Tips:
Det är en god idé att du själv spelar in din presskonferens för att ha en egen referens till vad som sades och gjordes och för att du efteråt ska kunna studera din egen prestation och dra lärdom av den. Dessutom kan du publicera konferensen på din hemsida efteråt, så att de som inte kunde närvara får en chans att uppleva den i sin helhet.

Några nyttiga webbresurser

Nedan följer några nyttiga webbresurser som kan vara bra att ha till hands då du ska genomföra egna evenemang:

Eventmarket.com – Nätverk för event-, mötes- och upplevelseindustrin. Här kan du hitta talare och underhållare, leta efter lokaler och cateringföretag med mera. www.eventmarket.com

Sponsrings- och eventföreningen – En intresseorganisation för ett seriöst och professionellt användande av sponsring och event marketing. www.sefs.se

Mångfaldigande av innehållet i PR-handboken, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av författaren.

Förord
Av Jerry Bergström 1939-2007

Inledning

PR – det är väl pressmeddelanden och sånt?

Del I - PR-Planen
Inledning
1. Företaget och dess koncept
2. Image och profil
3. Omvärldsanalys
4. Målgrupper och medieval
5. Budskapsformulering
6. Kommunikationsmål och -strategier
7. Aktiviteter, tidplan och budget
8. Utvärdering och uppföljning

Del II – Så får du publicitet

Inledning
1. Detta är en nyhet
2. Har du en nyhet?
3. Skapa publicitet trots intern nyhetstorka
4. Sex faktorer som påverkar dina möjligheter att få publicitet

Del III – Mediekontakter i praktiken
Inledning
1. Hur du kontaktar redaktionen
2. Om konsten att ge intervjuer
3. Om rättelser, recensionsmaterial och vad som betraktas som muta

Del IV – Verktyg och aktiviteter
Inledning
1. Skrivskolan
2. Den grafiska- och språkliga stilguiden
3. Pressmeddelandet
4. Egna artiklar
5. Evenemang
6. Sponsring och välgörenhet
7. Det muntliga framförandet
8. Pressmappen
9. Nyhetsbrev
10. Pressavdelningen online
11. Kriskommunikation
12. Digital PR

Appendix
1. Katastrof! Ingen publicitet
2. Att anlita en PR-byrå
3. Några funderingar kring internationell PR
4. Spelregler
5. Ordlista

Telefon

+46 (0)70 931 40 50

E-post

bernd.schmitz@verythingcomms.com

Företag

Verything Communications