PR-handboken-Del4-verktyg-och-aktiviteter-det-muntliga-framforandet

Del IV – Verktyg och aktiviteter

7. Det muntliga framförandet

Att vara en god talare och kunna framföra en presentation på ett bra och övertygande sätt, är en av de viktigare tillgångarna för dig som vill göra din egen PR. Redan det faktum att du vågar gå upp på podiet sätter dig framför många av dina konkurrenter. Tunghäfta är nämligen en väldigt utspridd åkomma. Enligt flera undersökningar är det faktiskt vanligare att folk är mer oroliga då de ska tala inför en grupp än de är inför döden. Men att framföra en muntlig presentation behöver inte vara en skräckfylld upplevelse. Fokusera på följande principer och tips, så blir det betydligt lättare:

Förberedelser

Bra muntliga framföranden kan inte knypplas ihop i sista minuten. De kräver eftertanke och noggranna förberedelser. Winston Churchill lär någon gång ha sagt: ”Det finns inte mycket som kräver så noggranna förberedelser som ett improviserat tal”. Tänk på detta när du förbereder ditt eget (improviserade) tal:

Börja med att lära känna din publik
Vad kan de om ämnet? Vad är de för typ av människor? Anpassa ditt budskap därefter.
Bestäm målet och syftet med din presentation
Om du inte har målet och syftet med din presentation klart för dig, får du svårt att staka ut det huvudsakliga vägvalet. Genom att besvara frågan vad vill jag att mina åhörare ska göra efter det att jag talat färdigt? framstår anledningen till att du ska ställa dig bakom podiet betydligt klarare.
Klargör dina huvudidéer och formulera stödargument
Utöver mål och syfte behöver varje presentation också ett par/tre centrala idéer kring vilket resonemanget ska kretsa. Vilka idéer vill du att dina åhörare ska bära med sig från ditt anförande? Vad är det du vill bevisa? Publiken ska inte behöva klia sig i huvudet för att försöka klura ut vad det är du vill. Förbered alltid tre eller fyra huvudsakliga argument som backar upp dina idéer och ställ dig följande frågor när du utvärderar dem:
– Är mina argument klart och tydligt formulerade?
– Kommer åhörarna att uppfatta mina argument som jag avser?
– Kan jag formulera mina argument kortare, klarare och mer koncist?
– Tror jag själv på mina argument?
– Kan jag framföra mina argument med entusiasm och övertygelse?
Anpassa din presentation efter tiden
Ta reda på hur mycket tid du har till ditt förfogande och anpassa din presentation därefter. Om du får välja mellan att hålla ett kort eller långt tal, så välj att hålla ett kort. Som en tumregel är allt över 45 minuter att betrakta som för mycket. En åhörare klarar av att ta in ungefär tre större koncept under en 45 minuter lång presentation. Har du endast 10 till 15 minuter till ditt förfogande, så är ett koncept tillräckligt.
Strukturera din presentation.
För att publiken ska kunna hänga med behöver de ledsagas genom din presentation. Hur du lägger upp din presentation är upp till dig, men se till att du väljer en struktur som är lätt att följa. Gör gärna korta delsammanfattningar med jämna mellanrum. Nedan följer några olika sätt att strukturera en presentation på:
– i kronologisk ordning.
– i prioritetsordning, där de viktigaste punkterna kommer först.
– i omvänd prioritetsordning, där du börjar med det minst viktiga och avsluta med det viktigaste budskapet.
– i ämnesordning, där du diskuterar huvudpunkterna enligt olika ämnesområden.
– i problem/lösnings ordning, där du redogör för ett problem och avslutar med en lösning.
Förutse frågor och eventuell kritik
En bra talare måste förutse de frågor som kan tänkas uppkomma som följd av hans eller hennes tal. Försök att tänka ut vilken kritik du kan tänkas få och planera hur du ska bemöta kritikernas argument.
Överös inte åhörarna med detaljer
Undvik att berätta allt du vet. Framför endast det åhörarna behöver veta för att förstå ditt budskap eller för att bli ”övertalade”.
Var enkel att förstå
Om du vill att ditt budskap ska nå fram så bör du:
– Så långt som möjligt använda ett enkelt och konkret vardagsspråk som alla kan förstå. Branschlingo och skråtermer är enbart tillåtna på branschkonvent.
– Förstärka och förtydliga med exempel, illustrationer, faktauppgifter, statistik och anekdoter.
Dela med dig av dina personliga erfarenheter, upplevelser.
Förbered din öppningsreplik
De flesta brukar tycka att inledningen är den svåraste delen av presentationen. Börja därför tidigt med att formulera din öppningsreplik. Det har en lugnande effekt. Försök att hitta en intresseväckande, rolig eller annorlunda inledning som hugger tag från första stund.
Förbered ett manuskript
De talare som säger: det där fixar jag ur huvudet, jag vill framstå som spontan är antingen oerhört erfarna eller oerhört dumdristiga (minns Winston Churchills ord). Även de mest erfarna talare brukar ha ett förberett manus att falla tillbaka på. Det finns inget värre än att plötsligt glömma bort vad det var man skulle säga. Manuskriptets uppgift är att stödja talaren, och bäst stöd får du om du:
– först skriver ut ditt tal i dess helhet. Att se din presentation på papper tvingar dig att tänka igenom din presentation och hjälper dig att avgöra om:
– varje del går in i nästa på ett bra sätt.
– dina ord passar in och verkar vettiga.
– det övergripande intrycket av ditt tal blir som du tänkt dig.
– sedan tecknar ner huvudpunkterna i ditt manus och för över det till mindre talarkort med stor och tydlig text och med dubbelt radavstånd. Numrera också varje kort så att du vet var i presentationen du befinner dig.
Öva på ditt framträdande
De bästa talarna tar sig tid att öva in ett tal de ska hålla. De föreställer sig att de står vid ett podium och simulerar den situation de snart ska befinna sig i. De tar tid på sitt framförande, de redigerar bort överflödiga ord och ord som är svåra att uttala och de ser till att framförandet får flyt och har rätt tonläge – kort och gott, de ser till att göra sig bekväma med sitt framförande. Om du inte får tid eller har möjlighet att repetera ditt framförande, ska du heller inte hålla något. Tänk på följande när du repeterar:
– Inget är mer avtrubbande för åhörarna än en talare som läser upp sitt tal. En talare som läser sitt tal innantill kan lika gärna skicka Talet/presentationen det per post till sina åhörare. Öva till dess att du känner dig säker utan ditt manuskript (men ta med det som stöd).
– Orden är bara en del av din kommunikation. Resten är röst och kroppsspråk. Visa entusiasm, våga ta ögonkontakt, tala långsamt, utnyttja pauser, stå stadigt, gå målmedvetet, använd gester – öva på det.
Ta reda på fakta innan du entrar scenen
Om du vet precis vad som väntar dig, så kommer det att hjälpa dig att slappna av. Ta reda på:
– Hur programmet är upplagt. Är du ensam talare eller kommer det fler?
– Om det finns ett podium och en pa-anläggning (det vill säga mikrofon, förstärkare och högtalare).
– Vem som kommer att introducera dig.
– Om det kommer bli en frågestund efter ditt tal.

Talet/presentationen

Strålkastaren tänds och du står i rampljuset. En förväntansfull tystnad fyller rummet. Nu är det din tur. Varsågod. Börja. Ingen fara, du har nämligen förberett dig. Nu är det din show, här har du några tips:

Inled starkt
Talets början är dess mest kritiska punkt. Publiken särskådar dig och försöker avgöra om du är värd att lyssna på. Äntra podiet, stå där tyst några sekunder och titta ut över publiken. Det signalerar självförtroende. Vänta tills dess att du har allas uppmärksamhet. Vänta ut:
– viskningar.
– prasslande med papper.
– störande element utanför fönstret.
Spendera sedan dina inledande två minuter med att berätta:
– vem du är.
– vad du skall tala om.
– vilken ordningsföljd du valt.
– vilka huvudpunkter du tänker behandla. hur länge du tänker hålla på.
Fortsätt därefter med att:
– berätta en historia/anekdot
– göra ett uppseendeväckande påstående. komma med ett tänkvärt citat.
– ställa en provokativ fråga.
aldrig med att säga:
– Jag är ingen stor talare, men jag hoppas på överseende med mina svagheter.
– Jag har inte haft tillräckligt med tid för att förbereda mig, därför…
Följ planen och ”väck ” åhörarna
Följ den plan du beskrev i din inledning, men tänk på att åhörarnas uppmärksamhet varierar under din presentation. Åhörarna är mest uppmärksamma under de första 10 minuterna av din presentation, därefter kommer okoncentrationen smygande. För att ”väcka liv” i publiken bör du därför:
– då och då friska upp åhörarnas minne genom att påminna dem om var i föredraget du befinner dig.
– upprepa viktiga punkter och sammanfatta efter varje huvudpunkt.
– använda övergångar som exempelvis: nu när vi sett på A, låt oss övergå till B… Övergångar ger din presentation ett naturligt flöde, binder samman dina idéer och hjälper åhörarna att förstå dem.
– inflika då och då korta pauser. Många undviker pauser eftersom tystnad kan vara skrämmande. Men oftast välkomnas en kort paus av åhörarna och när alla ögon åter vänds mot dig fortsätter du till nästa punkt.
– ställa några retoriska frågor. Ni vill väl tjäna mera pengar? Ni vill väl sälja bättre? Även om ingen räcker upp handen och svarar, så tvingas publiken att svara mentalt, och på så vis håller du dem på tårna.
Välsignad vare den talare som vet när han skall sluta
Som det brukar heta lämna alltid festen när du har som roligast eller sluta äta när det är som godast. På samma sätt är det när det gäller tal. När du har sagt det du kom för att säga, sluta för allt i världen. Det är ofta bättre att avsluta presentationen tidigare än på utsatt tid. Det ger mer tid för diskussion, frågor och kommentarer, men stressa inte för att sluta tidigt. Av en presentation är det vanligtvis avslutningen åhörarna minns bäst. Applåden du får gäller mer de två sista än de förgående 30 minuterna. En perfekt avslutning är kortfattad och innehåller följande element:
– Den börjar med att du gör klart för åhörarna att avslutningen är på antågande. ”Mina damer och herrar, jag närmar mig slutet på mitt föredrag, och skulle vilja sammanfatta med följande…”
– Den knyter ihop eventuella lösa trådar och sammanfattar presentationens huvudpunkter, dina huvudargument och dina slutsatser.
– Den är tydlig och lämnar inte något som helst tvivel om vad du egentligen sagt eller menat.
– Den blickar framåt, förmedlar någon form av känsla och uppmanar till handling.
– Den tackar för att åhörarna tagit sig tid att lyssna och för att de visat intresse och den kan med fördel avrundas med ett kort och träffande citat eller en kort anekdot.

Frågestunden/diskussionen

Om det finns tid för frågor eller en diskussion efter ditt framträdande, tänk på att:

aldrig svara på frågor du inte vet svaret på. Om du får en svår fråga som du inte kan svara på, säg det och lova att återkomma med ett svar senare. Och håll det du lovar!
undvika att bli arg. Svara alltid så sakligt som möjligt, även om du får en ”besvärlig” fråga. Om du vet med dig att ditt framförande kan väcka heta känslor, bör du förbereda svar på de ”aggressiva” frågor du kan komma att få.

Personligt

Känner du obehag inför att framträda offentligt? Bra. Det ska du dra nytta av. Din nervositet får dig att skärpa dig och koncentrera dig på uppgiften. Och kom ihåg att din nervositet inte syns så tydligt som du tror. Nämn aldrig att du känner dig nervös och försök heller inte att skoja bort det. Försök istället att framstå som om du faktiskt tycker om att befinna dig där du befinner dig. Försök att framstå som ivrig att få dela med dig av din kunskap till just denna publik. Det inte bara är vad du säger, utan också hur du säger det, som är avgörande för hur dina åhörare kommer att ta emot det budskap du vill förmedla. Följande fyra känslor bör du ”smitta” din publik med:

engagemang
energi
entusiasm
inlevelse

Och eftersom ett tal är en show, är det nödvändigt att du levererar en föreställning. Jag antar att teaterskolans lektion nummer ett betonar vikten av att använda sin röst och kropp på rätt sätt, därför har jag skrivit ner några saker jag tycker du ska tänka på:

Stå rakt, sträck ut ryggen
En framåtlutad talare ser spänd och nervös ut. En ihopsjunken talare verkar uttråkad. Ut med bröstet och in med axlarna. Det får dig att utstråla självförtroende. Om du står rätt får du det dessutom enklare att andas, vilket gör det lättare att tala.
Variera dina gester/rör på dig
Tänk på att varje talarstol, bord eller kateder är en barriär mellan dig och dina åhörare. Att stå och trycka bakom ett podium och hålla i det som om vore det en livräddningsbåt, ger intrycket att du är osäker och nervös. Och om du är spänd och nervös så kommer även publiken att bli det. Ta ett kliv åt sidan, våga lämna podiet en stund. Visa entusiasm, visa lite jäklar anamma, gå omkring, gestikulera och var dramatisk. Genom att röra på dig och gestikulera avlägsnar du samtidigt din nervösa energi. De bästa gesterna ger eftertryck åt viktiga passager i ditt tal, de sämsta distraherar. Några gester signalerar nervositet, andra att du är i försvarsposition eller arrogant. Undvik därför att upprepat:
– ta på nacken.
– klämma/ta på läpparna.
– korsa armarna.
– placera händerna på höfterna. dra fingrarna genom håret.
– klia på näsan.
– klämma på öronen.
– pilla på lösa föremål.
Ta ögonkontakt med publiken
Ögonkontakt är viktigare än du tror. Det signalerar självsäkerhet och engagerar publiken. Försök att hitta en ”mottaglig” åhörare och titta på honom eller henne i flera sekunder. Fortsätt sedan till nästa ”mottagliga” person. Ta ögonkontakt på samma sätt som du brukar göra då du har en diskussion med en mindre grupp personer.
Variera ditt tonläge och volym
Slutligen behöver en talare använda sin röst för att ge eftertryck och betona viktiga poänger i sitt framförande. Att tala högre och sedan återgå till normalt tonläge levandegör, medan ett monotont malande är rena sömnpillret. Här följer några viktiga saker du bör tänka på:
– Tala tydligt, klart och tillräckligt högt. En publik som måste anstränga sig för att höra vad du säger förlorar snabbt intresset.
– Variera takten. En bra talare ökar takten då något exalterande koncept berörs och återgår sedan till normal takt för att få åhörarna att lyssna mer noggrant. Nervösa talare begår ofta misstaget att de hastar igenom sina presentationer som om de hade en taxi som väntade utanför. Försök undvika det eftersom det fjärmar dig från publiken. Ta det lugnt. Ta den tid du behöver.
– Tänk på ditt röstläge. Nervositet leder ofta till att man omedvetet höjer röstläget.

Avslappningsövningar

För att bemästra din nervositet kan du göra avslappningsövningar innan du äntrar scenen. Alla har sina egna metoder för att slappna av. Vissa använder yoga, andra har förmågan att sluta ögonen och i tanken förflytta sig till fritidshuset och sköna lata sommardagar. Vi som inte är utrustade med den förmågan behöver ta till andra metoder, som exempelvis att:

avsiktligt gäspa eller röra på käken för att slappna av i ansiktsmuskulaturen.
under en minut eller så, långsamt lyfta upp axlarna mot öronen och andas djupt in och ut.
sträcka armarna över huvudet.
långsamt cirkla med axlarna framåt och bakåt.
vrida överkroppen från sida till sida och runt så att armarna löst pendlar med i rörelsen.
låta huvudet ”ramla” långsamt från ena sidan till den andra.

Samtidigt som du gör dina avslappningsövningar, intalar du dig själv att ditt framträdande kommer att gå bra och att du är lugn och koncentrerad. Försök skapa en bild av dig själv i tanken. Föreställ dig själv framför publiken där du ger en lyckad presentation och sedan tackas med stående ovationer.

Utvärdering

Utarbeta gärna ett sätt för att ta reda på vilket intryck du gjorde hos publiken. Du kan exempelvis dela ut en skriftlig utvärdering eller stanna kvar en stund efter presentationen och fråga några av åhörarna vad de tyckte. Ett annat sätt är att du spelar in din presentation på en bandspelare. Lyssna igenom inspelningen och försök förbättra de svaga punkterna i ditt framträdande till nästa gång.

För och nackdelar med olika hjälpmedel

För att förtydliga och förstärka din presentation bör du ta hjälp av olika visuella hjälpmedel. Nedan får du tips om fördelar, nackdelar och vad du bör tänka på när du använder overheadbilder, datorbaserade presentationer eller den gamla hederliga papperskopian:

Datorbaserade presentationer

Fördelar:

De gör det möjligt att ge multimediala presentationer med ”specialeffekter”.
Sistaminuten förändringar är möjliga.
Du kan stå vänd mot publiken.

Nackdelar:

De kräver vanligen ett mörklagt rum.
Presentationen kan vara komplicerad att sammanställa – du behöver lära dig Powerpoint eller något motsvarande datorprogram.
En dator kan som bekant ”krascha”, vilket i bästa fall endast ger ett störande uppehåll i din presentation.
Datorutrustningen kan vara krånglig att installera på plats.
Under tiden publiken läser en sida, har de svårt att fokusera på vad du säger.

Att tänka på

Ta med dig en kopia (cd-romskiva eller diskett) på din presentation om den du sparat på hårddisken skulle vara trasig.
Variera presentationen med någon annan aktivitet så att lamporna kan tändas.
Kom i god tid till presentationsstället och kontrollera utrustningen.

Pappersbaserade presentationer

Fördelar:

Publiken behöver inte föra anteckningar.
Ger åhörarna förhandsinformation om vad du kommer att presentera.

Nackdelar:

Åhörarna tittar gärna igenom kommande punkter under pågående presentation, vilket kan få dem att tappa koncentrationen på vad du säger.
Störande när publiken vänder på papper.
Kan vara kostsamt att trycka upp presentationen i tillräckligt många exemplar.

Att tänka på:

Om informationen är en sammanfattning av din presentation, låt publiken få veta det i förväg, så att de inte är upptagna med att göra anteckningar och istället kan koncentrera sig på vad du säger.

Att hitta ett talarforum

Att tala offentligt skapar goodwill och stärker ditt företags image. Dessutom är det ett utmärkt tillfälle att profilera dig och dina medarbetare som experter inom ert verksamhetsområde. Att hitta ett forum där du eller dina medarbetare kan framföra era åsikter eller bjuda på er expertis, är inte särskilt svårt. Företag, mässor, skolor, kyrkor, affärs- och branschklubbar, politiska föreningar, olika seminarie- och konferensarrangörer och många många andra använder sig av, och är i konstant behov av duktiga talare.

Vänd dig direkt till den arrangör du skulle vilja gästföreläsa hos eller anmäl dig hos någon eller några professionella talarförmedlare. I Sverige har vi ett antal olika, exempelvis Prat i kvadrat www.pratikvadrat.com, Fortbildarna www.fortbildarna.com, Svenska Talare www.talare.se och Talarforum www.talarforum.se. Oftast behöver du inte ha någon större tidigare erfarenhet av att hålla tal för att få skriva in dig hos en talarförmedlare. Det räcker vanligen med att du har viljan och vågar presentera dina idéer offentligt.

Sammanställ en förteckning över vilka ämnen och områden du och dina medarbetare behärskar. Exempel på ämnesområden kan vara allt ifrån ditt företags faktiska verksamhetsområde till framtidens företagande/företag, exempel på lyckade kampanjer av olika slag, personalpolitik eller miljöengagemang etc. Tänk brett när du sammanställer er kompetenslista – det är bara positivt och du och dina medarbetare kan synas och höras även utanför ert vanliga verksamhetsområde.

Sammanställ och skicka sedan ut ett CV för var och en av ditt företags talare. Inkludera uppgifter om vad talaren kan föreläsa om samt hans eller hennes yrkeserfarenhet, specialkunskaper, språkkunskaper, utbildning, titel samt kontaktuppgifter och ett fotografi.

Mångfaldigande av innehållet i PR-handboken, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrätt förbjuden utan medgivande av författaren.

Förord
Av Jerry Bergström 1939-2007

Inledning

PR – det är väl pressmeddelanden och sånt?

Del I - PR-Planen
Inledning
1. Företaget och dess koncept
2. Image och profil
3. Omvärldsanalys
4. Målgrupper och medieval
5. Budskapsformulering
6. Kommunikationsmål och -strategier
7. Aktiviteter, tidplan och budget
8. Utvärdering och uppföljning

Del II – Så får du publicitet

Inledning
1. Detta är en nyhet
2. Har du en nyhet?
3. Skapa publicitet trots intern nyhetstorka
4. Sex faktorer som påverkar dina möjligheter att få publicitet

Del III – Mediekontakter i praktiken
Inledning
1. Hur du kontaktar redaktionen
2. Om konsten att ge intervjuer
3. Om rättelser, recensionsmaterial och vad som betraktas som muta

Del IV – Verktyg och aktiviteter
Inledning
1. Skrivskolan
2. Den grafiska- och språkliga stilguiden
3. Pressmeddelandet
4. Egna artiklar
5. Evenemang
6. Sponsring och välgörenhet
7. Det muntliga framförandet
8. Pressmappen
9. Nyhetsbrev
10. Pressavdelningen online
11. Kriskommunikation
12. Digital PR

Appendix
1. Katastrof! Ingen publicitet
2. Att anlita en PR-byrå
3. Några funderingar kring internationell PR
4. Spelregler
5. Ordlista

Telefon

+46 (0)70 931 40 50

E-post

bernd.schmitz@verythingcomms.com

Företag

Verything Communications