Del IV – Verktyg och aktiviteter

2. Den grafiska- och språkliga stilguiden

PR handlar mycket om företagsidentitet. Jag har talat mycket om dina nyckelbudskap och hur viktigt det är att du konsekvent repeterar dessa för att upprätthålla (eller skapa) ditt företags identitet. Men till företagets identitet hör också de visuella och språkliga signaler ditt företag sänder ut. Kvaliteten, stilen och utformningen av det material du skickar till dina målgrupper sänder nämligen också ut ett budskap och bidrar till att skapa en ”känsla” om och kring ditt företag.

Det är viktigt att allt material som skapas i ditt företag har samma manér. Det ska klart och tydligt framgå vem avsändaren är. Särskilt viktigt är detta om flera olika medarbetare eller flera olika avdelningar på ditt företag framställer dokument. En av avdelningarna kanske placerar företagets logotyp högst upp och i mitten på de dokument de skapar, medan en annan placerar den längst ner till vänster. En avdelning kanske skriver e-post med bindestreck, medan en annan skriver ihop ordet. En avdelning kanske använder förnamn i sin korrespondens, medan en annan är mer formell och skriver ut både för- och efternamn.

Det kan kanske tyckas vara bagateller, men om en potentiell kund, en journalist eller en politiker får dokument från olika avdelningar i ditt företag och alla är så olika att de verkar komma från olika företag är det inte särskilt bra. Det ger intryck av ett företag som lider av bristande intern kommunikation och dålig sammanhållning. Dina ansträngningar att förmedla ett konsekvent budskap utåt kan få sig en knäck om det presenteras på olika sätt varje gång.

All kommunikation, skriven, muntlig, bildlig och webbaserad, bör utstråla det koncept ditt företag står för, och du homogeniserar ditt företags visuella- och språkliga profil genom att upprätta en stilguide. Stilguiden fungerar som en tvättmaskin för dokument. När maskinen har ”tvättat” färdigt så har alla dokument som kommer ut samma visuella- och språkliga grundidentitet. Oavsett vilken typ av dokument som skapas så framgår det klart och tydligt vem avsändaren är. Följande två sektioner ska alltid finnas med i en stilguide:

Den grafiska stilguiden

Den grafiska stilguiden sätter ramarna för vilka typsnitt som ska användas, vilken storlek företagets logotyp ska ha och hur den ska placeras i olika sammanhang, vilka färger och färgkombinationer som ska användas, hur företagets brev, fakturor och faxmallar ska utformas etc.

Den språkliga stilguiden

Den språkliga stilguiden sätter ramarna för vilka ord som är att föredra framför andra. Guiden bör även ge vägledning hur termer ska förklaras och ”översättas” så att de kan förstås av alla. Den språkliga stilguiden kan med fördel utgå från vedertagna språkliga rekommendationer som TT-språketeller någon annan branschspråkguide.

Utöver dessa två kan du lägga in guider som sätter ramarna för klädsel, uppträdande i olika situationer, utseende och storlek på mässmontrar etc.

Stilguiden ska vara lättillgänglig för alla

Se till att ditt företags stilguide finns lättillgänglig för alla medarbetare. Du kan dela ut den i broschyrform, lägga den på en cd-skiva eller göra den tillgänglig via företagets internwebb. Oavsett i vilket format du väljer att publicera den, så är det viktigt att samtliga medarbetare som arbetar med att ta fram externa dokument enkelt kan komma åt den. Dokument som brev- , faktura- och faxmallar bör dock alltid finnas att tillgå i elektronisk form.