Del I – PR-planen

Inledning

PR-planen utgör grunden för allt ditt PR-arbete. I den definierar du ditt företags identitet och dess anseende (image) hos dina målgrupper. Du analyserar ditt företags omvärldsbild och gör en SWOT-analys (strengths, weaknesses, opportunities and threats eller på svenska styrkor, svagheter, möjligheter och risker/hot). Du utarbetar en kommunikationsstrategi, föreslår konkreta PR-aktiviteter och gör en uppskattning av den förväntade tids- och resursåtgången för dem. Förutom att PR-planen fungerar som en manual för ditt löpande PR-arbete är den också en rättningsmall när du senare ska utvärdera resultatet av de PR-aktiviteter du har genomfört.

Upplägg

Som en vän av ordning, rekommenderar jag att du lägger fast din PR-plan i någon form av skriftligt dokument. I slutet av den här delen finns en PR-planmall som följer arbetsordningen i denna del. Förslagsvis lägger du upp ditt dokument efter samma ordning. Börja med att titta på mallen, skapa sedan ett nytt dokument i ditt ordbehandlingsprogram eller köp ett anteckningsblock och skriv in nedanstående huvudpunkter:

1. Företaget och dess koncept
2. Image och profil
3. Omvärldsanalys
4. Målgrupper och medieval
5. Budskapsformulering
6. Kommunikationsmål och -strategier
7. Aktiviteter, tidplan och budget

När du sedan fortsätter att läsa och göra övningarna i den här delen, rekommenderar jag att du har ditt dokument öppet eller ditt anteckningsblock till hands. För samtidigt som du läser boken ska vi tillsammans skapa ditt företags PR-plan.

Ta det i din egen takt

Att sammanställa en PR-plan är en process som genomförs successivt och många av stegen löper ofta parallellt med varandra. Exempelvis kan definitionen av ditt företag och dess koncept ske parallellt med din SWOT-analys och budskapsformulering. Definitionen av ditt företags profil och image kan ske parallellt med din omvärldsbevakning och medievalet kan ske parallellt med utformningen av din kommunikationsstrategi.

Hur du gör är upp till dig. Det viktiga är att du hittar ett arbetssätt som passar dig och precis som med allt annat du företar dig, kan du göra din PR-plan mer eller mindre ambitiöst. Bäst är om du börjar med att skapa ett grunddokument som du sedan undan för undan fyller på. Som sagt, ta det hela i din egen takt. Jobbet med att sammanställa din PR-plan ska, trots att det stundtals kan vara lite jobbigt, vara roligt och intressant. PR-planering handlar inte om att göra en djupvetenskaplig akademisk analys av ditt företag och dess omvärld, utan snarare om en noggrann tankeprocess med vanligt sunt bondförnuft som ledstjärna.